Hotelsoftware für den DACH-Raum

Eine Hotelsoftware,
die Ihren Alltag merklich erleichtert.

Buchungskalender, Channel Manager, Gästekommunikation und Zahlungen in einem System. Die eingebaute KI liest jede Anfrage und bereitet Buchung, Antwort und Anzahlung für Sie vor. Sie prüfen und geben frei.

Persönliche Demo buchen Produkt entdecken
Komplettes PMS KI-Assistent inklusive Check-in auch offline

Vier Beispiele wechseln automatisch: eine E-Mail wird zur Aufgabe, eine Anzahlung wird im Vorgang vorbereitet, ein Gästechat beantwortet und die Verfügbarkeit zentral gepflegt.

Posteingang

Offen Erledigt
Nachrichten suchen
Familie Berger

Anfrage: Familienzimmer

Neue Anfrage
Martin Hofer

Änderung der Anreise

Booking.com

Neue Buchung · Doppelzimmer

FBAnfrage: Familienzimmer
Buchungsanfrage 12.–16. Apr 2 Erw. + 1 Kind Familienzimmer Glutenfreies Frühstück
Familie Bergerrezeption@alpenrose.at · 09:14

Guten Tag, wir benötigen vom 12. bis 16. April ein Familienzimmer. Unsere Tochter braucht glutenfreies Frühstück.

Ausstehende Aktion

FB
Familie BergerNeuer Gast
Buchung anlegen

Buchungsdaten erkannt und zur Prüfung vorbereitet.

Freigeben Prüfen
Hinweis: glutenfreies Frühstück bei Anreise beachten.

Einsatzbereit für Ihren Rezeptionsalltag

Für Hotels im DACH-Raum entwickelt
Rezeptionsarbeit zuerst gedacht
Check-in und Check-out auch offline
RKSV- & Meldewesen-konform
Was ist HotelPilot?

Ein System statt fünf.

HotelPilot ist das Property-Management-System (PMS) für Ihre Rezeption – es bündelt Buchungsplaner, Channel Manager, Gästekommunikation, Zahlungen und Rechnungen in einer Oberfläche. Und mittendrin: ein KI-Assistent, der mitarbeitet.

Ersetzt Ihren bisherigen Werkzeugkasten

Separates PMS Channel Manager Excel-Listen E-Mail-Postfach Online-Banking
HotelPilot

Eine Oberfläche für die ganze Rezeption

So arbeitet HotelPilot

Eine Anfrage. Bis zur bestätigten Buchung.

Folgen Sie einer einzigen Reservierung durch das System – von der ersten E-Mail bis zur bezahlten Anzahlung.

01

Posteingang

Eine Anfrage trifft ein.

Familie Berger schreibt wegen eines Familienzimmers vom 12. bis 16. April. Die E-Mail landet im Posteingang – die KI liest sofort mit.

02

KI-Vorschlag

Die KI bereitet alles vor.

Aus der Nachricht erkennt sie Zeitraum, Zimmer und Gästezahl und legt eine fertige Buchung zur Freigabe vor. Sie prüfen nur noch.

03

Belegungsplan

Ein Klick – und sie steht im Plan.

Mit der Freigabe wandert die Reservierung direkt in den Belegungsplan, die Verfügbarkeit sinkt und alle Kanäle bleiben synchron.

04

Zahlungen

Anzahlung raus, Gast bestätigt.

Ein Zahlungslink geht automatisch hinaus. Sobald die Anzahlung eintrifft, ist die Buchung bestätigt – ganz ohne manuelle Banküberwachung.

Buchungskalender Channel Manager KI-Assistent
Zimmerplan

Buchungen ändern – direkt auf dem Zimmerplan.

Anreisen, laufende Aufenthalte und freie Zimmer stehen auf einem Plan. Sie müssen nicht zwischen Listen und Ansichten hin- und herspringen.

01

Anreisen und Abreisen auf einen Blick

Sie sehen den ganzen Tag im Voraus: wer kommt, wer geht und welches Zimmer frei wird.

02

Zimmer oder Daten in Sekunden ändern

Verlängern, verschieben oder umbuchen – Sie sehen sofort, ob das Zimmer frei ist.

03

Volle Tage früh erkennen

Pro Zimmertyp sehen Sie, wie viel noch frei ist – so vermeiden Sie Überbuchungen.

Verfügbarkeitsplaner

Sehen Sie sofort, welche Zimmer an welchem Tag frei sind.

Prüfen Sie freie Zimmer nach Typ und Datum, bevor Sie eine Anfrage zusagen oder einen Preis anpassen.

Alle Portale aktuell

Ein Zimmerplan für alle Buchungsportale.

Preise und freie Zimmer pflegen Sie an einer einzigen Stelle. Sie sehen jederzeit, ob jedes Portal schon aktualisiert wurde – kein Rätselraten, kein einzelnes Einloggen.

Freie Zimmer an einer Stelle pflegenSie tragen verfügbare Zimmer nur einmal ein – in HotelPilot.
Preise automatisch übertragenÄndern Sie einen Preis, erscheint er automatisch auf allen Portalen.
Immer sehen, was schon aktuell istSie erkennen auf einen Blick, welches Portal aktualisiert ist und welches gerade überträgt.
Beispiel: E-Mail-Anfrage

Eine Mail kommt an. Die wichtigen Aufgaben sind schon sichtbar.

HotelPilot erkennt nicht nur Reisedaten, sondern auch Sonderwünsche, Änderungen oder Stornierungen, damit Ihr Team sofort buchen, erinnern oder reagieren kann.

Anfrage, Änderung oder Stornierung erkennen

Die Rezeption sieht sofort, welche Art von Vorgang hereingekommen ist und wie dringend er ist.

Sonderwünsche in Aufgaben übersetzen

Ernährungswünsche oder wichtige Hinweise werden ausgelesen und können als Erinnerung für den Aufenthalt angelegt werden.

Sofort die richtige Aktion starten

Buchung anlegen, Erinnerung setzen oder Antwort prüfen: Ihr Team arbeitet weiter, statt Informationen erneut abzutippen.

Diesen Ablauf in einer Demo sehen
Der KI-Assistent

Was die KI Ihrer Rezeption abnimmt.

Mehr als Textbausteine: Die KI arbeitet mit Ihren echten Daten – Verfügbarkeit, Preisen und Gästekartei – und legt fertige Vorschläge vor. Vom ersten Hallo bis zur bezahlten Anzahlung.

Versteht jede Nachricht

Buchungsanfrage, Änderung, Stornierung oder Beschwerde – jede E-Mail wird eingeordnet, samt Dringlichkeit. Auch mehrere Anliegen in einer Mail werden erkannt.

Anfrage + Sonderwunsch erkannt

Liest Buchungsdaten heraus

Reisedaten, Gästezahl, Zimmerwunsch und Sonderwünsche werden direkt aus dem Text gelesen – in sechs Sprachen.

12.–16. Apr · 2 Erw. + 1 Kind

Antwortet in der Sprache des Gasts

Antwortentwürfe mit korrekter Anrede und im Stil Ihres Hauses – Verfügbarkeit und Preise sind bereits eingesetzt.

Entwurf auf Englisch bereit

Erstellt komplette Angebote

Passendes Zimmer mit Preis und Konditionen als fertiges Angebot. Sagt der Gast zu, erkennt HotelPilot die Zusage automatisch.

Familienzimmer · € 624 gesamt

Bereitet die nächsten Schritte vor

Buchung anlegen, Zahlungslink senden, Erinnerung fürs Team – jede Aktion liegt als Vorschlag bereit und wartet auf Ihre Freigabe.

3 Aktionen zur Freigabe

Hält den Posteingang sauber

Spam, Newsletter und automatische Antworten werden aussortiert, Portal-Benachrichtigungen automatisch der Buchung zugeordnet.

4 Mails aussortiert

Die KI entscheidet nie allein: Keine Nachricht verlässt das Haus und keine Buchung wird angelegt, ohne dass Ihr Team sie freigibt.

So arbeitet die KI im Detail
Zahlungen & Anzahlungen

Zahlungen, die sich selbst erledigen.

Vom Zahlungslink bis zur virtuellen Kreditkarte der Portale: Zahlungen laufen durch HotelPilot und stehen automatisch bei der richtigen Buchung – mit Status direkt am Zimmerplan.

Zahlungslink aus der Buchung – Betrag schon eingesetztAnzahlung anfordern heißt: ein Klick. Mit KI-Assistent ist der Link sogar schon vorbereitet, Sie geben nur frei.
Portal-Buchungen ohne Abtippen abrechnenBuchungen von Portalen kommen oft mit virtueller Kreditkarte. HotelPilot bucht sie direkt im System ab – kein Übertragen ins Zahlungsterminal.
Storniert? Rückerstattung aus HotelPilotAnzahlungen zahlen Sie direkt aus der Buchung zurück – dokumentiert beim Aufenthalt, ohne Umweg über das Online-Banking.
Alles eingebaut

Auch der Papierkram ist mitgedacht.

Zahlungen, Belege, Gästemeldung und Berichte laufen im selben System – ohne Zusatzsoftware und ohne doppelte Eingaben.

Bar, Karte oder Überweisung

Auch an der Rezeption: Jede Zahlung wird direkt bei der Buchung erfasst und nach Zahlart ausgewiesen – so, wie es Ihr Steuerbüro braucht.

Rechnungen & Registrierkasse

Rechnungen entstehen direkt aus der Buchung. Jeder Beleg wird RKSV-konform signiert – inklusive QR-Code, ganz ohne separate Kassa.

Gästemeldung automatisch

Beim Check-in wird der Gast automatisch an das Meldewesen übermittelt, beim Check-out abgemeldet. Kein eigenes Portal mehr.

Direktbuchungen über Ihre Website

Die integrierte Buchungsstrecke nimmt provisionsfreie Buchungen entgegen – sie erscheinen sofort im Zimmerplan.

Gästeprofile & Historie

Jeder Gast mit Kontaktdaten, Aufenthalten und Notizen. Beim nächsten Besuch weiß Ihr Team sofort, was wichtig ist.

Berichte fürs Steuerbüro

Umsatzliste nach Steuersätzen, als PDF exportiert – der Monatsabschluss kommt ohne Excel aus.

Warum wechseln

Was sich gegenüber klassischen PMS ändert.

Der Unterschied liegt im Ablauf, nicht in der Funktionsliste.

Klassisches PMS
HotelPilot
Klassisches PMS

Gästechats verteilt auf Portal-Postfächer.

HotelPilot

Chats erscheinen direkt an der Buchung.

Klassisches PMS

Sonderwünsche manuell nachkontrollieren.

HotelPilot

Hinweise aus E-Mails werden zur Aufgabe.

Klassisches PMS

Internetausfall blockiert den Check-in.

HotelPilot

Check-in und Check-out bleiben offline möglich.

Klassisches PMS

Zahlungseingänge händisch im Online-Banking prüfen.

HotelPilot

Zahlungen ordnen sich automatisch der Buchung zu.

Einführung & Wechsel

Wir starten dort, wo es bei Ihnen am meisten hakt

Ein neues PMS lohnt sich nur, wenn es schnelleres und sichereres Handeln ermöglicht. In der Demo prüfen wir Anfragen, Sonderwünsche, Anzahlungen, Nachrichten und Offline-Situationen.

01 · KENNENLERNEN

Ihren Alltag verstehen

Wir sprechen darüber, wo Ihre Rezeption heute Sonderwünsche übersehen, Anzahlungen nachprüfen oder bei Ausfällen improvisieren muss.

02 · DEMO

Die Software ansehen

Sie sehen dieselben Abläufe in HotelPilot: Anfrage auslesen, Erinnerung anlegen, Chat beantworten, Zahlungslink freigeben und offline einchecken.

03 · NÄCHSTE SCHRITTE

Einführung planen

Wenn die Lösung passt, klären wir Datenübernahme, Portal- und Zahlungsanbindungen, Schulung und einen realistischen Starttermin.

So läuft der Wechsel im Detail
Preise & Pilotphase

Wir starten mit ausgewählten Pilothotels.

Das geplante Preismodell ist transparent: keine versteckten Gebühren, keine Kosten pro Buchung. Ihre Konditionen als Pilothotel vereinbaren wir gemeinsam – vergünstigt gegenüber dem späteren Listenpreis.

Was Pilothotels bekommen

Vergünstigte Pilotkonditionen

Pilothotels zahlen weniger als den späteren Listenpreis – fix vereinbart, bevor Sie starten.

Einrichtung & Datenübernahme inklusive

Wir richten HotelPilot gemeinsam mit Ihnen ein und übernehmen Ihre Daten – ohne Einrichtungsgebühr.

Direkter Draht zum Entwickler

Ihre Wünsche fließen direkt in die Weiterentwicklung ein – Sie gestalten das Produkt mit.

Monatlich kündbar

Kein Jahresvertrag: kündbar mit 30 Tagen Frist zum Ende des Abrechnungszeitraums.

Basis

Geplanter Listenpreis

ab €79 /Monat

Das vollständige PMS – ohne KI

  • Buchungskalender & Zimmerplan
  • Channel Manager – alle Portale automatisch aktuell
  • Gästeprofile, Rechnungen & Zahlungen
  • Check-in & Check-out – auch offline
  • RKSV, Meldewesen & DSGVO inklusive
  • Persönlicher E-Mail-Support
Pilotgespräch vereinbaren
Unsere Empfehlung

Basis + KI

Geplanter Listenpreis

ab €149 /Monat

Alles aus Basis + KI-Assistent

  • Alles aus Basis
  • KI liest jede E-Mail und erkennt Buchungsdaten
  • Antwortentwürfe in Sekunden – Sie geben nur frei
  • Sonderwünsche & Gästechats werden zu Aufgaben
  • Anzahlungen & Zahlungslinks automatisch vorbereitet
  • Prioritäts-Support – Antwort am selben Tag
Pilotgespräch vereinbaren

Enterprise

Individuell

Alles aus Basis + KI, plus Skalierung

  • Alles aus Basis + KI
  • Mehrere Häuser zentral verwalten
  • Individuelle Schnittstellen & Anbindungen
  • Persönlicher Ansprechpartner & Onboarding
  • Betrieb auf eigenen Servern möglich
Pilotgespräch vereinbaren
Unverbindliches Pilotgespräch · keine Kreditkarte nötig · Antwort innerhalb von 24 Stunden

Für Österreich gemacht: Registrierkasse (RKSV), Gästemeldung und Datenschutz (DSGVO) sind bereits berücksichtigt.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Warum ein neues PMS, wenn es bereits andere gibt?
Weil die meisten Systeme nur verwalten. HotelPilot nimmt Ihrer Rezeption die wiederkehrende Arbeit ab: Es liest jede Anfrage, bereitet Buchung, Antwort und Anzahlung zur Freigabe vor – und Check-in wie Check-out funktionieren auch, wenn das Internet ausfällt.
Wie funktioniert die KI-E-Mail-Analyse?
HotelPilot liest jede eingehende E-Mail und erkennt automatisch, ob es sich um eine Buchungsanfrage, Anfrage, Bestätigung oder Stornierung handelt. Wichtige Daten wie Reisedaten, Gästeanzahl und Zimmertyp werden herausgelesen. Sie können dann mit einem Klick antworten. Diese KI-Funktionen sind in den Paketen Basis + KI und Enterprise enthalten – das Basis-Paket umfasst das vollständige PMS ohne KI.
Kann die Rezeption auch ohne Internet weiterarbeiten?
Ja. HotelPilot ist als Cloud-PMS mit einer Offline-Möglichkeit für Check-in und Check-out gedacht, damit Ihre Rezeption bei einer unterbrochenen Internetverbindung weiter handlungsfähig bleibt.
Wie unterstützt HotelPilot Zahlungen und Stornierungen?
Zahlungslinks und Stornierungen erscheinen direkt bei der jeweiligen Buchung zur Prüfung. Ihre Rezeption gibt den nächsten Schritt mit einem Klick frei – ohne separate Listen und ohne ein zweites Programm.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Der Aufwand hängt von Zimmeranzahl, bestehenden Systemen, Datenübernahme und benötigten Schnittstellen ab. Nach der Demo erhalten Sie einen realistischen Plan für Einrichtung und Schulung.
Für Ihre Rezeption

Weniger Tipparbeit.
Mehr Zeit für Gäste.

Zeigen Sie uns, wie Ihr Team heute Anfragen, Sonderwünsche, Anzahlungen und Ausfälle bewältigt. Wir zeigen Ihnen die konkreten nächsten Schritte in HotelPilot.

  • 30-minütige persönliche Demo
  • Unverbindlich und auf Ihr Hotel zugeschnitten
  • Antwort innerhalb von 24 Stunden

Demo anfordern

Kein Spam. Keine Verpflichtung. Antwort innerhalb von 24h.